職場におけるＥメールの「やってはいけない」10ヵ条

今回は、メールにまつわるビジネスマナーで気をつけるべき「10のタブー」という興味深い記事を紹介する。いずれも、業務の上で欠かすことのできなくなったツールという側面と、「即時性」「手軽さ」「拡散性」がもつ危うさをよく表しているといえる。

本来「間違いが許されない」通信を「気軽」に扱えるというメールの危うさ

まずは、以下の記事をご覧いただきたい。

・職場でのEメール、10のしてはいけないこと(japan.internet.com)

記事で紹介されている事例の概要とはこうだ。

・とある同僚についての不満を述べる内容のメールを送信しようとした
・送信先は「Jack」なる名前
・メールソフトの「アドレス自動補完入力機能」に従い「Jack」と入力
・送信した後、同名で別の人物である「Jack」宛にメールが送られていたことが判明
・当然、本来送るべき相手ではない

こういう事例が起こりうること、あるいは起きた場合の深刻さというのは、メールを普段から扱う読者であれば容易に想像がつくだろう。

扱うメールの内容もさることながら、宛先をよく確認せずに送信ボタンを押してしまったことが致命的といえば致命的だ。要するに一言でいうなら「電子メールの扱いが軽率である」典型例ということである。

一方で、メールの宛先をソフト側で自動的に補完する機能が働いているという点も見逃せない。これは大抵のメールソフトであれば標準的に装備されている機能で、主に宛先のメールアドレスの記載間違いを防ぐためのものである。ユーザー側がメールアドレスの頭文字(あるいは先頭から数文字)を入力すると、アドレス帳に記載されたアドレスから候補となる宛先を自動的に表示、記載してくれるというものだ。

このように、メールは私たちの業務の効率を格段に向上してくれるツールである一方、便利であるがゆえに起こりうるリスクについても十分配慮した上で取り扱わないとならないということを上記記事の事例は教えてくれている。

メールに関する、便利であるがゆえに起こりうるリスクのポイントとは以下のように集約できると思う。

・宛先の確認がおろそかになりがち
・メール本文の内容確認がおろそかになりがち
・メールは相手に届くスピードが早い
・送信したメールは取り消すことが困難

Ｅメールの「やってはいけない」10ヵ条

次に、上記記事の中で紹介されていた「メールにまつわるタブー」10項目を以下に紹介したい。

(1)不明瞭な件名
(2)仕事上の規範に反する書出し
(3)長話
(4)混乱する回答
(5)見かけの良いフォーマット
(6)不明瞭な時間と場所
(7)無意味な返信
(8)矛盾した署名
(9)漠然とした依頼
(10)恥ずかしい間違い

上記項目は、さらに「内容にまつわるもの」「礼儀・書式にまつわるもの」「確認作業にまつわるもの」の３ジャンルに分類することができると思う。

「内容にまつわるタブー」でいえば、まずは(1)だ。メールを読んだ相手にこちらの期待する対応を求めるためには、件名は具体的に、かつ十分な情報を入れる必要がある。

(3)は、簡潔に、要点はメールの冒頭に書き、本文の分量は長くならないように注意。

(4)については、最初のメールに質問が列挙されていたら、返信には原文を引用し、どの質問に対応する回答か、きちんと相手に伝わるように整理する一手間が大事。

(6)は、会議の詳細を伝えるメールであれば、日時、場所を具体的かつ正確に書くこと。

(9)は、依頼内容を具体的に記すこと。自分の書いていることを受信者がすべて理解しているとは限らないという前提に立ってメールは作成すべきだ。

「礼儀・書式にまつわるタブー」としては、(2)だ。相手の役職、敬称やふさわしい言葉を選んで作成する必要がある。

(5)については、業務上のメールに華美な装飾は必要ない。

(7)は、メールの返事に時間を費やせない事情があっても、せめて「詳しい説明ありがとう。今日は忙しいので明日詳しく協議しよう」程度を書き加える礼儀はわきまえたい。

(8)は、一貫性のある、正確で華美でない程度の署名をメールの末尾に入れれば、会社のブランドイメージ向上展開にも役立つという指摘だ。

最後に、「確認作業にまつわるタブー」だ。(10)は、仕事用の電子メールを自宅のPCで定期的に受信している場合は、返信時に個人の電子メールアドレスを使わないように充分確認する必要がある。

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このように、便利であるがゆえに危険も多いＥメール。職場のメールは常識と礼儀をわきまえ、慎重に取り扱いたい。

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